基于电子表格创建审核流程,可以满足不同项目不同客户的数据填报审核的需求。如:人员A填报之后,人员B可以对人员A填报的数据进行审核。
入口1:在系统导航栏中选择“系统运维”,进入“系统运维界面主菜单”选择 新建流程。
入口2:在“资源目录区”中的电子表格点击更多操作,选择 流程定义> 新建流程。
新建流程包括流程基本信息定义和流程节点定义两个步骤。
用户根据所需填写下列各设置项内容:
其中各设置项的说明如下:
设置项 | 说明 |
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电子表格ID | 选择用来展示审核数据、回写数据的电子表格。 电子表格可以多选,意思是这些电子表格使用相同的审核流程定义。 一个电子表格只能绑定一个流程,新的绑定设置会覆盖旧的绑定设置。 |
汇总相关的机构参数 | 机构参数的可选范围,是已选电子表格中含有的参数。 如果电子表格是多选,则是这些电子表格中的公有参数。 机构相关参数和流程相关参数不能同时为空。 |
流程的相关参数 | 用于唯一标识每一份审核的数据。 常见的数据审核相关参数是时间,例如年份参数、年月参数、季度参数等。而对于报销单、请假单等OA应用,则需要选择单号参数。 流程相关参数的可选范围,是已选电子表格中含有的参数。 如果电子表格是多选,则是这些电子表格中的公有参数。 流程相关参数和机构相关参数不能同时为空。 |
校检规则所在的Sheet | 输入校验规则所在的Sheet页名称。 如果不填则校验功能无法生效。 |
自启动配置 | 类似计划任务,用于自动启动流程。配置后,自动生成对应任务和计划。 当计划任务运行时,对于机构参数,按第一个节点的用户迭代;对于其它参数,取默认值。 |
每个sheet页一个流程 | 通常情况下,每个电子表格的多个sheet页数据,在相同参数下视为同一份审核数据,在整个审核过程中只有一个审核状态。 而勾选了“每个sheet页一个流程”选项后,每个sheet页的数据被视为一份独立的审核数据,有单独的审核状态和流转过程。 |
填写完上述设置项后,点击 下一步 操作按钮,进入到流程节点定义界面。
流程节点定义主要填写流程名称、操作者、节点类型等内容。
其中各设置项的说明如下:
设置项 | 说明 |
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点击界面右上角 + 按钮可新增一个流程节点。 | |
流程名称 | 流程节点名称:用于标识每一步流程的节点名称。 |
操作者 | 操作者:当前流程允许的操作人。可以选择具体用户、用户组或者角色。 |
节点类型 | 有“填报、汇总、审核、发布”。默认为“填报”。 |
操作按钮 | 有“导入、填报、汇总、上报、审核、发布、回退、回退到第一步”。其中,“填报”与“上报”是必选项。 |
可见人设置 | 用于设置流程处于填报节点时允许可见的用户范围。
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电子表格的右键菜单上,除了【新建流程】,还有【绑定流程】和【取消绑定】功能。
填写完毕后点击 保存 按钮,弹出“保存报表”界面,选择保存位置及填写名称(必填)、描述(选填)后,点击 确定 完成流程建立。
流程启动后修改可见人设置不生效,可见人必须在流程配置时设置才能保证有效。 |
流程定义好以后,要启动流程开始流转,有两种操作方式。
方式1:直接打开已经绑定流程的电子表格,选择相应参数后,点击工具栏上的【保存】按钮,保存回写内容的同时启动流程。
方式2:在流程定义中配置了自启动相关信息,则由定时任务触发启动。
对于同一个报表,在相同的参数情况下,只能有一份正在流转的审核流程。因此,当上面两种方式之一启动之后,其它方式无法启动相同参数对应的流程。
启动了流程之后,流程开始流转。在主界面右上角,点击 我的任务 菜单,在显示的界面中,点击 待办任务 选项卡,可以看到当前用户的待办任务。
双击“待办任务”,打开对应的电子表格,并传递待办任务对应的参数到电子表格中。
切换到 已办任务 选项卡,可以查看当前用户已经处理过的流程。
切换到 我的流程 选项卡,可以查看所有当前用户可以发起的流程(即流程定义中第一个节点包含当前用户)。
关于我的任务的操作说明,详情请参考 我的任务。
流程的流转是通过电子表格展示时工具栏上的按钮来控制的。
要使用【Excel导入】功能,需要先制作一份Excel导入模板,并在Excel中将该模板与电子表格关联。
绑定了导入模板之后,打开电子表格,界面上才有相应的按钮。
点击按钮后,跳转到Excel模板的执行界面,同时传递当前所有参数的值,赋给Excel模板上的绑定参数。
【保存】按钮()用于将当前数据按回写规则回写到数据库表中。
同时,对于当前参数对应的审核数据还没有启动流程的情况,启动审核流程。流程启动后,当前流程状态对应的操作按钮会处于可用状态。
要使用【校验】按钮对数据进行校验,需要在制作电子表格的时候,用单独一个Sheet页的A列编写校验规则,并在流程定义的时候指定这个sheet页的名称。
校验规则使用Excel的布尔表达式,例如“Sheet1!A2=Sheet1!B2+Sheet1!C2”,支持跨Sheet页取数,但不支持跨电子表格取数。
使用【校验】按钮()后,会将当前Sheet页相关的校验不通过的单元格,在界面上用红色标识,并弹出提示。
如果流程中含有【汇总】节点,且流转到该节点后,【汇总】按钮()可用。
点击 汇总 ,弹出窗口显示下级机构的上一个节点的审核情况。如果所有下级机构上个节点都已经完成,则可以点击 确定 按钮。确定之后,本节点的【提交】、【审核】、【发布】这几个流程相关按钮才可以使用。
执行【提交】操作,流程流转到下一节点。
点击 审核 按钮(),执行【审核】操作,流程流转到下一节点。
点击 回退 按钮(), 执行【回退】操作,流程流转退回到上一个节点。
点击 回退到第一步 按钮(), 执行【回退到第一步】操作,流程流转退回到第一个节点。
点击 发布 按钮(),执行【发布】操作,流程流转到下一节点。实际情况中,【发布】往往是最后一个节点。
点击 备注 按钮(),弹出窗口填写备注信息。
点击 查看流程日志 按钮(),显示每一步流程操作的操作步骤和备注信息。
电子表格的工具类上,审核功能操作按钮后面,显示当前参数标识的审核数据对应的流程状态,点击流程状态,显示整个流程步骤,并用红色标识当前所处的步骤: